Die modernen Tantalus-Qualen? Das Email-Postfach. Kennen wir: Laptop auf, Blick auf den knallroten Punkt, der über dem Email-Symbol blinkt. 100.000 ungelesene Mails. Viele davon mit einer Handlungsaufforderung, die in massiver Arbeit mündet. Gibt es überhaupt einen Weg aus der Email-Hölle, hin zu mehr Selbstbestimmtheit? Wir haben einige Tipps gesammelt, die helfen können, den Mail-Albtraum in den Griff zu bekommen. Oder zumindest nicht mehr so ernst zu nehmen.
#1 Nicht immer erreichbar sein
Auch wenn wir gerne an unsere eigene Unersetzbarkeit glauben: Die meisten Menschen, von denen wir Emails bekommen, erwarten nicht unmittelbar nach dem Absenden eine Antwort. Es reicht also völlig aus, zwei bis drei Stunden am Tag geblockt fürs Beantworten und Bearbeiten der Nachrichten zu reservieren und in der übrigen Zeit das Mailprogramm zu schließen. So vermeidet ihr stressbedingte Schnappatmung durch dauerndes Blingbling am rechten oberen Screeneck. Die Emails werden trotzdem zeitgerecht beantwortet und die Empfänger*innen sind zufrieden. Gut, oder?
#2 Reagieren, nur wenn man muss
Ja, wir sind alle schuldig. Das cc-Feld ist so verführerisch, dass wir es so oft verwenden wie möglich. Schließlich müssen wir allen zeigen, wie viele Emails wir täglich versenden. Die Regel für cc und bcc ist aber ganz einfach: Reagieren muss nur, wer im „An“-Feld steht. Tue ich das nicht, kann ich mir die Mail als Info durchlesen oder – und das machen wir gerne – nur so tun, als ob man sie gelesen hätte und sofort löschen. Meistens steht nichts Interessantes drinnen. Und wenn doch, wird man garantiert zu einem späteren Zeitpunkt darauf hingewiesen. Mit einem „Dringend“ im Betreff.
#3 Die eigenen Mail-Regeln mit den Kolleg*innen teilen
Wer sich zwei Stunden am Tag für Email-Beantwortung eingeteilt hat, sollte diese Entscheidung auch mit den Kolleg*innen teilen. Eine kurze Email an alle senden, in der steht: ,,Liebe alle, ich beantworte Emails ab sofort nur mehr zwischen X und Y Uhr, es zahlt sich also nicht aus, gleich nach Absenden der Nachricht anzurufen und zu fragen, ob ich diese erhalten habe.“ So ist die Belegschaft informiert und dreht nicht durch, wenn sie auf ihre „Schiffe versenken“-Anfrage keine sofortige Antwort bekommt.
#4 Nehmt das fu*king Telefon zur Hand
Ihr doktort bereits seit vier Stunden herum, um mit dem Kollegen aus dem Nachbarbüro einen Termin auszumachen? Bitte nehmt das Telefon, wählt seine Nummer und besprecht mögliche Daten und Uhrzeit. Mit dem Resultat, dass es ein Resultat gibt. Nämlich einen gemeinsamen Termin. Auch wenn wir als Generation X, Y, Z oder wie sie alle heißen, maximal ins Telefon reden, um Sprachnachrichten zu versenden: In einem professionellen Kontext hat sich telefonieren tatsächlich bewährt.
#5 Vergesst den Mythos der „leeren lnbox“
Warum immer alle vor dem Urlaub panisch versuchen, die Inbox zu leeren? Ein unmögliches Ziel zu verfolgen, kann nur enttäuschen. Hier heißt es: Mut zur Lücke zeigen und einfach drauf pfeifen. Das Schöne daran? Eure Urlaubsvertretung wird sich bestimmt nicht um eure Mails kümmern (auch wenn ihr sie in eurer Übergabe-Mail darum gebeten habt) und alle Nachrichten warten auch nach eurer Rückkehr geduldig auf eure Bearbeitung. Wenigstens darauf kann man vertrauen.
#6 Setzt auf live Messaging-Programme
Es hat sich irgendwie eingebürgert, dass WhatsApp und Co. als nicht professionell genug gelten, um sie in der Berufswelt als vollwertiges Kommunikationstool einzusetzen. Finden wir blöd, denn WhatsApp, Facebook oder Slack eignen sich wunderbar, um ganz schnell Infos zu klären und Fragen zu beantworten. Man muss ja nicht unbedingt das Kack-Emoji verwenden, alle anderen Symbole sind übrigens safe to use!
#7 Lasst ein Programm für euch denken
Ihr schreibt und schreibt und schreibt Nachrichten, aber irgendwie kommen keine Antworten zurück? Lasst euch doch von Boomerang (ein Google-Feature) erinnern, welche Mails noch nicht beantwortet wurden. So könnt ihr gezielt nachhaken, alle Todo-Listen werden obsolet. Boomerang hilft übrigens auch dabei, den Versand von Emails zu planen. Danke, Technik!
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